Передача дел в архив организации. Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации График сдачи дел в архив образец

1) Порядок оформления дел перед сдачей в архив

2) Составление и оформление описи дел

3) Составление и оформление акта о выделении документов к уничтожению

4) Порядок передачи дел в архив

1) Правилами подготовки документов к сдаче в архив предусмотрено полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов в деле;

Составление заверительной надписи дела;

Составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела;

Оформление обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела. Документы, составляющие дело подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки)

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, документов об образовании, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в данное дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

Личные карточки Т-2 на уволенных за год работников подбираются но алфавиту фамилий и переплетаются (подшиваются) в дело.

Личные дела уволенных за год работников формируются в одно дело (при большом объеме оно может состоять из нескольких томов). Дело подбирается по алфавиту фамилий, каждое личное дело отделяется от другого чистым листом бумаги с надписью фамилии, имени и отчества. К таким объединенным делам составляется внутренняя опись, где указаны фамилии, имена и отчества работников и соответствующие номера листов дела.

Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в папках с клапанами (коробках), на которых указывается год и количество книжек.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов. Листы каждого дела при подготовке к сдаче в архив должны быть пронумерованы для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Номеруются все листы (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) арабскими цифрами валовой нумерацией
и правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией лисов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Заверительная надпись . Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложи дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

Наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

Номера листов с наклеенными фотографиями, документами вырезками из газет;

Номера крупноформатных листов;

Номера конвертов с вложениями и количество вложенных в нихлистов. I

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись документов . Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении. а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Она содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В делопроизводстве кадровой службы внутренняя опись составляется на личные дела. Кроме того, она ведется к книгам приказов по кадрам.

Оформление обложки дела . Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические требования».

На обложке дела указывают:

Наименование организации и ее непосредственную подчиненность;

Наименование структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

Дату дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке указывают новое наименование этой организации или организации-преемника (структурного подразделения), а ниже его в скобках - прежнее название.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится и общий заголовок дела, и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например: «Приказы директора института по основной деятельности за 2001 г. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)".

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т. к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т. д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: «09 ноября 2002 года».

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты. Например: «09.11.2002»

Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"

2) Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел. Она предназначена для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись дел одновременно является и учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата в архиве, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются ежегодно на дела:

Постоянного хранения;

Временного (свыше 10 лет) хранения;

По личному составу;

Состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

Служебные ведомственные издания.

Каждая опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

В делопроизводстве описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, заведенные в каждом календарном году.

Если в организации нет внутренней организационной структуры, то опись делается на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности.

При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с архивом организации на них может составляться одна опись (внутри которой дела располагаются по годам их заведения).

В тех случаях, когда при проведении экспертизы обнаруживается отсутствие дел, числящихся по номенклатуре дел, должны приниматься меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на такие дела составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью структурного подразделения в двух экземплярах в ведомственный архив.

Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Индекс дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле (томе, части);

Срок хранения дела.

При составлении описи дел кадровой службы необходимо соблюдать следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

2) нумерация в описи документов по личному составу продолжается из года в год. Практически каждая следующая опись является продолжением прежней;

3) систематизация дел в описи, как правило, соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

4) присвоение номера описи проводится ведомственным архивом;

5) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

6) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

7) графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п. I

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел кадровой службы подписывается составителем (лицом, ответственным за делопроизводство) с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации, рассматривается и одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем кадровой службы. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а другой - остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. Третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК (ЦЭК), на котором она была рассмотрена и одобрена

3) После составления описи кадровая служба готовит проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими срокам хранения за тот же период, на который составлена опись. Проект акта передается в службу делопроизводства, которая составляет акт на дела всей организации. Описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в них, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Одобренные ЦЭК (ЭК) организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 г.

Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Например: «Переписка», «Журналы учета командировок» и др.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет в соответствии с общими правилами.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте и сдаются работниками службы делопроизводство или ведомственного архива на предприятия, занимающиеся переработкой бумаги.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы ведомственного архива или службы делопроизводства.

Порядок уничтожения документов с грифом "ДСП" (для служебного пользования) определяется специальными инструкциями.

4) В архив организации дела по личному составу передаются только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел кадровой службы к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники кадровой службы обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива организации (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел, отсутствующих дел и дате передачи дел в архив.

Архив организации хранит документы по личному составу в течение установленного срока, а затем передает их на государственное хранение, т.е. хранение в архиве организации является временным. Предельный срок временного хранения документации по личному составу - 75 лет. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами. Существует порядок передачи документов на хранение в государственный архив досрочно (до истечения 75 лет). Досрочная передача документов осуществляется на договорной основе.

Депозитарное хранение . Архивные документы организаций (в т.ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности.

Не все организации имеют свой архив, в ряде случаев он еще не создавался, т.к. организация действует 5-7 лет, в других случаях не хватает свободных площадей для его размещения. Однако эти обстоятельства не снимают с организации ответственности за сохранность своих документов. Проблема сохранности документов в этих случаях может быть решена на основе так называемого депозитарного хранения. Использование депозитарной формы хранения может обеспечить сохранность документов организации без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста.

Депозитарное хранение документов - это хранение документов в архиве, музее, библиотеке в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организацией и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Права собственника на архивные документы остаются за организацией. В договоре с архивом (музеем, библиотекой) оговариваются порядок проведения упорядочивания документов, передаваемых на хранение, их архивно-техническая обработка, а также проведение экспертизы их ценности.

Хранение документов в архиве . Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации. Так документы по личному составу, записи нотариальных действий хранятся 75 лет.

В соответствии с действующим законодательством при ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При реорганизации, влекущей прекращение организации, архивные документы передаются только ее правопреемнику.

После того как документы уже сданы в архив, осуществляют их научно-техническую обработку, которая включает также их прошивку в твердую обложку. Обычно параллельно производят переформирование, в результате которого дела заново оформляются в соответствии с нормативными требованиями. Это делается в случае, если в текущем делопроизводстве были допущены ошибки или отступления от правил. Нормативные требования доступны для понимания, однако специалисты различных подразделений предприятия обычно допускают много ошибок при оформлении дел. Поэтому обработчику впоследствии приходится все переделывать. В таких случаях этому сотруднику гораздо легче сделать все заново в соответствии с нормативными требованиями, чем стараться исправить существующее дело.

Передаем дела в архив по всем правилам

Внимание

Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014) ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В дело подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов, в том числе: литерные листы: пропущенные номера: +листов внутренней описи: Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 (наименование должности работника структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи) « » 20 г. (наименование должности работника службы ДОУ) (подпись) (расшифровка подписи) « » 20 г. Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды.

Положения инструкции, отступающие от норм, предписываемых Основными правилами Пункт 2.2. инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет.

План работы архива на год

Важно

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре).

Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись. Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах. И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления.

И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе.

Форма графика приема дел в архив организации

Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.
Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер.

Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

Передача дел в архив организации

Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции).

Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более. Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения.

Помещено в тему: Архивное дело Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы. Какие категории документов передают в архивОбычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

График передачи дел в архив организации

При необходимости к процедуре уничтожения электронных документов привлекаются специалисты отдела информационных технологий Общества.

Комплектование и оформление дел и документов для передачи в архив
1. Комплектование архивного дела включает в себя следующие операции:
  1. сортировку документации с целью выделения из дел документов, срок хранения которых истек, дубликатов, копий и т.д.;
  2. проверку правильности систематизации документов внутри дел;
  3. проверку комплектности дел;
  4. проверку корректности оформления документов, содержащихся в деле (наличие всех необходимых реквизитов, подписей, виз).
2. Если в деле содержится переписка, документы группируются по хронологии или по принципу «запрос-ответ».

3. оперативное хранение документов

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив.

Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца). Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года.
При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов. Порядок формирования архивных дел Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

Сдача документов в архив

Выполнение работ:

санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах.

Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к . Передача в архив должна проводиться . По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

Пример 1

Свернуть Показать

В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013-2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года »

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения , поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.

В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

Таблица 1

Свернуть Показать

В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел () и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива

В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы , созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов , на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение №18).

Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения .

Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации . Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации » объясняет:
какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
что выдавать пользователям

Типы и виды, функции описей

Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

Существуют следующие типы описей , которые составляются в организациях:

описи дел структурных подразделений , которые используются как учетно-сдаточные;
описи документов, дел организации , т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
описи архивных коллекций , в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
описи фонда пользования , закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).

Виды описей , которые входят в состав обязательных учетных документов организации , имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.

Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.

Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:

самостоятельно нумеруемых листов дела,
самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
листа-заверителя.

Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).

Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись .

Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:

являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
представляют собой классификационные справочники , с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку ; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию ;
в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве .

Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

Описи дел структурных подразделений и сводные описи

Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно . Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о...», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел , которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:

Пример 2

Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба (к Ф.И.О. могут быть добавлены существенные для профессиональной биографии сведения и точная ссылка на номер листа документа в деле):

Свернуть Показать

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

Пример 5

Свернуть Показать

Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.

Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении , то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:

Пример 6

Свернуть Показать

Пример 7

Свернуть Показать

Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами (п. 4.31 и 4.32, Приложения № 23–24). Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.

Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах . Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов (в статусе основного и рабочего экземпляров).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления (п. 4.31 и 5.5 Правил). В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:

опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;
опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала, обычно – в базах данных;
опись дел по личному составу , если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;
опись электронных документов, дел по личному составу (может быть оформлена по форме Приложения № 18 Правил);
опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения ;
опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 Правил);
опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации). В Правилах фонд пользования упоминается, но порядок учета документов в его составе не раскрывается.

Таблица 2

Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации

Свернуть Показать

Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям , установленным п. 4.32 Правил (см. Примеры 9–11):

каждое дело и каждый самостоятельно сформированный его том включаются в опись под своим порядковым номером (см. «1» в Примере 10). Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив. Нумерация может быть валовой порядковой в пределах:
- только одного календарного года или
- в течение всего срока существования данного структурного подразделения как источника комплектования архива организации;
заголовки дел в описи располагаются в той последовательности , в которой они закреплены номенклатурой дел, поэтому чем правильнее осуществлена систематизация дел в номенклатуре дел, тем проще их систематизировать в соответствующих описях;
в опись вносятся заголовки дел и другие сведения о них (индекс дела, крайние даты документов дела / тома, срок хранения) в тех формулировках, которые указаны на обложке подготовленного к архивному хранению дела после проверки качества его формирования и оформления.

Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется (см. цифру 2 в Примере 9).

Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения (см. цифру 1 в Примере 9). Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять (см. Пример 8):

в пределах их документопотока в течение всего периода существования подразделения;
с учетом индекса, который закреплен в номенклатуре дел структурного подразделения за делом с документами об организации делопроизводства и архива (обычно – последнее или предпоследнее дело).

Пример 8

Свернуть Показать

Допустим, в бухгалтерии последнее дело имеет индекс № 05-48 и заголовок «Документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (копии приказов о назначении ответственных, описи дел, проекты актов о выделении документов и дел к уничтожению и др.)». Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:

постоянного хранения,
по личному составу и
электронных документов, дел постоянного хранения.

В 2017 году 3 вида описей, подготовленных бухгалтерией, могут иметь индексы 05-48/10, 05-48/11 и 05-48/12, т.е. они будут зарегистрированы в валовом порядке в течение всего периода, когда бухгалтерия передает на архивное хранение документы своего подразделения.

А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.

Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил. Формы описей других видов для учета документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу предусматривают еще добавление в таблицу графы «Срок хранения».

На основании данных описей дел постоянного хранения (и их электронных копий в согласованных форматах), полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства / архив формируют годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения , образовавшихся в деятельности организации (см. отметки «!» в Примерах 9–12). В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться (в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:

если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения;
если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею).

Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.

Если годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2013 год имеет 15 записей и составлен впервые (как в Примере 12), то его номер (№ 01) фиксируется в листе фонда (Приложение № 13 Правил, см. цифру 3 в Примерах 12 и 14), а при оформлении годового раздела описи дел постоянного хранения за следующий 2014 год валовая нумерация заголовков дел в ней должна продолжаться и будет начинаться с номера 16. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 999.

Сводная опись дел по личному составу за 2013 год может быть внесена в лист фонда под номером № 02 и заголовки дел в ней в таком же валовом порядке будут нумероваться, пока не достигнут числа 9 999. Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел . Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются.

В реестр описей должны вноситься только «закрытые» описи, в которых зафиксировано 9 999 заголовков дел. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат (алфавитный, предметный, именной и др. указатели и т.п.) (п. 5.5 Правил). Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.

При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним – реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , которые должны быть заполнены к каждому электронному делу.

Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа (см. «!» в Примере 13), а не только его наименование, поскольку поиск электронных документов будет осуществляться в этом случае прежде всего по именам файлов.

В настоящее время в службах делопроизводства и ИТ-подразделениях постепенно формируется «лучшая практика» закрепления в номенклатуре дел организации единой системы именования файлов электронных документов Бесплатно 1 номер журнала

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
технологической и конструкторской документации — 20 лет;
патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
научной документации — 15 лет;
кино- и фотодокументов — 5 лет;
видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

проверка правильности группировки документов в дела;
брошюровка (подшивка);
нумерация листов;
составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле;
не нумеровать листы дела;
не составлять заверительные надписи;
не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
наименование структурного подразделения;
делопроизводственный индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

номер тома, если дело имеет несколько томов;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
даты дела (тома);
число листов в деле (томе);
срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.

ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:

Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:

1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, - приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).

2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.